Un agente conversacional guía al empresario, un asesor valida el caso y un asistente automático diligencia el formulario en el SII. La firma y el pago siguen en manos de la Cámara.
VivexIA propone que el empresario pueda renovar su matrícula mercantil y actualizar sus datos desde WhatsApp, y que esa atención se conecte con el diligenciamiento asistido en el Sistema Integrado de Información (SII). El propósito es simplificar la experiencia del empresario, liberar capacidad operativa y ofrecer a la Cámara una solución medible, trazable y preparada para crecer hacia otros servicios.
Interacción guiada en un canal conocido, con menos fricción y desplazamientos evitables.
Menos digitación repetitiva y más tiempo del equipo para los casos complejos.
Recepción y orientación automática 24/7, sujeta a la disponibilidad de las plataformas.
Validaciones, evidencias, trazabilidad y paso a un funcionario ante excepciones.
Indicadores de volumen, automatización, errores, tiempos y casos derivados.
Una base que se adapta a nuevos trámites mediante fases adicionales.
El recorrido usa datos ficticios de una renovación de matrícula de persona natural. Los pasos 1 a 8 corresponden a la fase 1 y el paso 9 a la fase 2.
Elija una fase y presione Reproducir para ver la conversación tal como la vería el empresario. Use Siguiente para avanzar mensaje por mensaje.
Datos ficticios de ejemplo
El empresario escribe al WhatsApp oficial de la Cámara. Antes de pedir cualquier dato, el agente solicita la autorización para tratar sus datos personales.
El agente pide los datos en un solo mensaje. Si el empresario envía varios juntos, el sistema los separa, revisa el formato de cada uno y los guarda de una vez.
Si un dato no tiene el formato correcto, por ejemplo un correo sin @, el agente lo explica y lo vuelve a pedir.
La conversación conserva el contexto del caso. El agente solo pregunta lo que falta y no inventa datos.
El agente calcula los totales y comprueba que el activo total sea igual al pasivo más el patrimonio. Si no cuadra, explica la diferencia y no avanza. También revisa que los activos de los establecimientos no superen el activo total.
Arriba, un caso que cuadra. Abajo, el mensaje que recibe el empresario cuando no cuadra. Al final el agente muestra un resumen para que lo confirme.
| Activo corriente + no corriente | $25.000.000 + $10.000.000 = $35.000.000 |
| Pasivo total | $5.000.000 |
| Patrimonio | $30.000.000 |
| Pasivo + patrimonio | $35.000.000 Cuadra |
El empresario envía la cédula por ambos lados y el RUT. En la fase 1 los documentos se adjuntan al caso y un asesor de la Cámara revisa que estén legibles y completos.
El asesor abre el caso en la consola de validación, revisa una lista de chequeo con los datos y los documentos, y lo aprueba o lo devuelve. Mientras un asesor revisa un caso nadie más puede editarlo; el caso se libera al salir o tras 5 minutos sin actividad.
| Datos de identidad y contacto | Revisado |
| Matrícula y actividad económica | Revisado |
| Información financiera | Cuadra |
| Cédula legible, ambos lados | Revisado |
| RUT legible | Revisado |
| Decisión | Aprobado |
Con el caso aprobado, el asistente automático entra al SII con las credenciales que autorice la Cámara, busca la matrícula, liquida y diligencia el formulario: datos generales, actividad, información financiera y establecimientos. Atiende un caso a la vez y guarda evidencia de cada paso.
El asistente se detiene antes de la firma electrónica: no firma, no paga y no radica.
| Comerciante | María Fernanda Gómez Pérez |
| Matrícula y vigencia | 1234567 · 2026 |
| Activos anteriores y nuevos | $32.000.000 → $35.000.000 |
| Valor de la liquidación | $329.415 |
| Formulario | RM-2026-699001 Guardado |
El agente avisa al empresario y pasa el caso a un funcionario con todo el contexto y la evidencia. El funcionario continúa con la firma y el pago.
En la fase 2 el sistema lee los datos de la cédula y del RUT y los compara con lo que escribió el empresario. Si todo coincide, el asesor solo confirma. Si un dato no es claro, se marca para revisión manual.
Ejemplo con datos ficticios. Recuadros: campos leídos por el sistema
| Campo | Escrito por el empresario | Leído en el documento | Seguridad | Resultado |
|---|---|---|---|---|
| Número | 1098765432 | 1098765432 | 99 % | Coincide |
| Apellidos | Gómez Pérez | Gómez Pérez | 97 % | Coincide |
| Nombres | María Fernanda | María Fernanda | 96 % | Coincide |
| Fecha de expedición | — | 1?/0?/2014 | 41 % | Revisión manual |
| Componente | Entregable | Fase |
|---|---|---|
| WhatsApp oficial | Conexión con la cuenta oficial de WhatsApp Business de la Cámara: mensajes, documentos y plantillas | 1 |
| Agente conversacional | Conversación en español, validación de datos y paso a un funcionario | 1 |
| Consola de validación | Lista de chequeo, revisión de documentos y aprobación por el asesor | 1 |
| Automatización en SII | Renovación y actualización para personas naturales y jurídicas, hasta antes de la firma | 1 |
| Supervisión | Tablero de seguimiento con registro de casos, errores y derivaciones | 1 |
| Lectura de documentos | Lectura automática de cédula y RUT, con revisión humana cuando un dato no es claro | 2 |
| Entrega | Pruebas, puesta en producción, documentación y capacitación al equipo de la Cámara | 1 y 2 |
Cuando el empresario envía un documento ilegible, hay una inconsistencia o el caso necesita criterio humano, el agente detiene las acciones automáticas, registra el motivo y prepara un resumen con los datos recibidos y las validaciones hechas. El funcionario continúa la atención sin perder el historial del caso.
La propuesta incluye el diseño de este paso y una prueba para validar la herramienta que se elija. Durante el diagnóstico se acordará si se usa una plataforma de atención compatible, una consola propia o la atención compartida en el mismo número.
El precio no incluye licencias de plataformas de atención ni el desarrollo de una consola personalizada definitiva. Si la Cámara las requiere, se cotizan por separado.
Dejar la lectura de documentos para el final permite entregar los dos trámites funcionando en las primeras 8 semanas.
| S1 | S2 | S3 | S4 | S5 | S6 | S7 | S8 | S9 | S10 | S11 | S12 | S13 | S14 | |
| Fase 1 · Trámites por WhatsApp con automatización en SII | ||||||||||||||
| Levantamiento del procesoJE | ||||||||||||||
| Automatización en SIIJE | ||||||||||||||
| Agente de WhatsAppT | ||||||||||||||
| Integración y pruebasJE | ||||||||||||||
| Soporte puntualT | 4 h | 4 h | ||||||||||||
| Pruebas con la Cámara y salida a producciónJE | ||||||||||||||
| EstabilizaciónJE | ||||||||||||||
| Fase 2 · Lectura automática de documentos | ||||||||||||||
| Lectura de documentosJE | ||||||||||||||
| Pruebas con documentos realesJE | ||||||||||||||
| Salida a producción y estabilizaciónJE | ||||||||||||||
| Con la Cámara | ||||||||||||||
| TalleresCCA | ||||||||||||||
| Hitos de entrega | Hito | Hito | ||||||||||||
Renovación de matrícula y actualización de datos funcionando por WhatsApp, con el diligenciamiento automático en SII. Los documentos se reciben y un asesor los revisa.
Lectura automática de cédula y RUT, para validar sus datos sin revisión manual en los casos claros.
Soporte puntual de 4 horas en cada una de las semanas 6 y 7. Talleres con la Cámara en las semanas 1, 2, 6, 7, 9 y 13. JE, T y CCA son los responsables del cronograma suministrado; los nombres y roles se confirman al inicio. El cumplimiento depende de accesos, ambientes, decisiones y aprobaciones oportunas.
Valor de las horas operativas liberadas, menos los costos mensuales estimados. Es un escenario ilustrativo, no una garantía de ahorro ni una medición actual de la Cámara.
| Supuesto | Valor |
|---|---|
| Trámites al mes | 1.500 |
| Tiempo humano evitado por trámite | 10 min |
| Costo laboral por hora | $25.000 |
| Costo mensual estimado, por validar | $1.000.000 |
| Inversión inicial | $28.800.000 |
| Resultado | Estimación |
|---|---|
| Horas liberadas al mes | 250 h |
| Valor mensual bruto | $6.250.000 |
| Beneficio mensual neto | $5.250.000 |
| Beneficio neto en 12 meses | $63.000.000 |
| Retorno del primer año | 118,8 % |
Retorno = (beneficio neto anual − inversión) / inversión × 100. Para validarlo se necesitan volúmenes históricos, tiempos reales, tasas de excepción y costos de la Cámara.
| Indicador | Criterio inicial |
|---|---|
| Trámites gestionados | Medición mensual |
| Tiempo humano por trámite | Meta de reducción definida con la línea base |
| Casos pasados a un funcionario | Medición y mejora continua |
| Calidad de lectura de documentos (fase 2) | Umbral acordado con una muestra real |
| Satisfacción del empresario | Meta preliminar de 85 % o más, por validar |
| Trazabilidad | Registro de todos los casos |
COP antes de IVA. Incluye diagnóstico, diseño, desarrollo, integración, pruebas, puesta en producción, documentación y capacitación, según el alcance descrito.
| Pago | Porcentaje | Valor COP |
|---|---|---|
| Inicio y diagnóstico | 30 % | $8.640.000 |
| Desarrollo e integración | 30 % | $8.640.000 |
| Pruebas y aceptación | 30 % | $8.640.000 |
| Puesta en producción y cierre | 10 % | $2.880.000 |
| Total | 100 % | $28.800.000 |
Forma de pago sujeta a negociación. El soporte posterior y las mejoras opcionales se cotizan por separado.
Tres meses calendario desde la aceptación formal de la puesta en producción. Cubre la corrección sin costo de defectos reproducibles atribuibles a lo entregado por VivexIA dentro del alcance aprobado.
La Cámara reporta las incidencias con la evidencia necesaria y facilita los accesos para corregirlas. VivexIA las atiende según su criticidad.
No cubre funcionalidades nuevas, cambios de alcance, mantenimiento evolutivo, operación diaria, fallas de infraestructura de la Cámara, cambios o caídas del SII, Meta u otros terceros, ni modificaciones hechas por personal ajeno a VivexIA. No es una bolsa de horas ni un soporte operativo continuo.
VivexIA combina inteligencia artificial, automatización y diseño de procesos para entregar soluciones prácticas, auditables y enfocadas en resultados. Proponemos dar el paso con la Cámara de Comercio de Armenia y del Quindío para que el empresario complete más gestiones con menos esfuerzo.